Какие документы банк запрашивает по внешнеторговому контракту

Банк при обслуживании внешнеторгового контракта выполняет функции агента валютного контроля: он проверяет, что платёж соответствует контракту, а поставка — платежу. Отсюда перечень документов, который запрашивается не единожды при открытии сделки, а на протяжении всего её срока. Задержка платежа чаще всего связана не с решением банка по существу, а с неполным или расходящимся комплектом.

Разберём, что банк запрашивает на каждом этапе, какие сведения он сверяет между документами, когда контракт ставится на учёт и что чаще всего приводит к возврату платежа.

Документы при открытии сделки

1. Контракт со всеми приложениями. Предмет, стоимость, валюта, условия поставки, сроки, порядок расчётов, реквизиты сторон. Спецификация — неотъемлемая часть, а не отдельная переписка.
2. Дополнительные соглашения. Любое изменение цены, сроков или условий оформляется соглашением и передаётся в банк — иначе документы перестают сходиться с платежами.
3. Сведения о контрагенте. Полное наименование, регистрационные данные, банковские реквизиты. Расхождение написания наименования между контрактом, инвойсом и платёжным поручением — обычная причина задержки.
4. Инвойс или счёт на оплату. Должен ссылаться на контракт и совпадать с ним по номенклатуре и цене.
5. Сведения об ожидаемых сроках. Когда планируется поставка и когда — расчёты. Эти данные используются для контроля исполнения.

Постановка контракта на учёт

Контракт ставится на учёт, когда его сумма достигает установленного порога. После постановки банк присваивает контракту уникальный номер, и этот номер указывается в декларации на товары и в платёжных документах.

• Порог определяется нормативными актами Банка России и различается для импортных и экспортных контрактов — действующее значение уточняется в обслуживающем банке.
• Контракт на сумму ниже порога на учёт не ставится, но документы по нему банк всё равно вправе запросить.
• При росте суммы контракта дополнительными соглашениями обязанность постановки на учёт возникает в момент превышения порога.
• Снятие с учёта выполняется после исполнения обязательств обеими сторонами либо по истечении установленного срока.

Документы при платеже

Назначение платежа — самое частое место расхождений. В нём должны быть однозначно указаны контракт, характер платежа и, если контракт на учёте, его уникальный номер. Формулировки общего характера без привязки к контракту приводят к запросу уточнений и к задержке.

Документы после поставки

1. Декларация на товары. Подтверждает ввоз. Сведения о ней поступают в банк, и по ним закрывается обязательство по авансовому платежу.
2. Товаросопроводительные документы. Транспортные накладные, упаковочные листы — при запросе банка.
3. Справка о подтверждающих документах. Подаётся по контрактам, поставленным на учёт, в установленный срок после оформления декларации.
4. Документы по отклонениям. Если поставлено меньше оплаченного, если часть возвращена, если изменились сроки — основание оформляется документом и передаётся в банк.

Сроки представления подтверждающих документов установлены нормативно, и их нарушение влечёт ответственность независимо от того, исполнен ли контракт по существу. Поэтому календарь представления документов ведётся вместе с календарём поставки.

Что банк сверяет между документами

• Наименование и реквизиты контрагента во всех документах — посимвольно.
• Номер и дату контракта в инвойсе, платёжном поручении и декларации.
• Сумму и валюту платежа с условиями контракта и с инвойсом.
• Номенклатуру в инвойсе и в декларации на товары.
• Условия поставки, заявленные в контракте и указанные при декларировании.
• Соответствие получателя платежа стороне контракта, а при расчётах через третье лицо — наличие основания для такой схемы.

Из-за чего платёж возвращается

1. Назначение платежа без ссылки на контракт или с неверным его номером.
2. Расхождение в написании наименования получателя с реквизитами, указанными в контракте.
3. Отсутствие в банке актуальной редакции контракта после подписания дополнительного соглашения.
4. Платёж в пользу лица, не являющегося стороной контракта, без документального основания.
5. Неверный код вида операции.
6. Расхождение суммы платежа с условиями контракта о порядке расчётов.

Частые вопросы

Нужно ли передавать в банк контракт, если сумма ниже порога постановки на учёт? Обязанность постановки на учёт не возникает, но банк как агент валютного контроля вправе запросить документы по операции. Практически удобнее передать контракт сразу.

Что делать, если сроки поставки сдвинулись? Оформить дополнительное соглашение с новыми сроками и передать его в банк до наступления ранее заявленного срока. Сдвиг без документального основания становится нарушением обязательств по репатриации.

Можно ли платить контрагенту, отличному от поставщика? Такая схема требует документального основания — соответствующего условия в контракте или договора уступки. Банк проверяет его наличие до исполнения платежа.

Что подготовить заранее, чтобы платёж прошёл с первого раза? Контракт со спецификацией в банке, согласованный текст назначения платежа, точные реквизиты получателя из контракта и инвойс, ссылающийся на контракт. Этот комплект закрывает большинство причин возврата.

Что мы делаем

Готовим контракт и спецификацию так, чтобы документы сходились между собой на всех этапах, сопровождаем постановку контракта на учёт, формируем комплект под каждый платёж, ведём календарь представления подтверждающих документов и оформляем изменения условий соглашениями до наступления сроков. Поставляем оборудование по всем направлениям компании — от электронных компонентов и вычислительной техники до крановой техники и природоохранного оборудования.

Пришлите условия сделки и требования вашего банка на sale@tkasiatorg.ru — подготовим комплект документов под контракт и платежи и предложим схему расчётов с учётом сроков поставки.