В какие сроки подтверждающие документы представляются в банк

После постановки импортного контракта на учёт банк становится обязательным участником сделки: по каждому платежу и каждой поставке он ждёт документы в установленный срок. Нарушение срока — самостоятельное основание для ответственности, независимо от того, исполнен контракт или нет и пришло ли оборудование.

Ниже разобрано, какие документы и в какие сроки банк ожидает по импортному контракту, от какой даты эти сроки считаются, что происходит при расхождении данных и как выстроить передачу документов, чтобы не искать их в последний день. Сопровождение внешнеторговых сделок описано на странице Логистика и доставка.

Какие документы ждёт банк

• Контракт с приложениями и спецификацией — при постановке на учёт и при каждом изменении условий.
• Документы, подтверждающие основание платежа — инвойс, счёт поставщика, спецификация на партию.
• Документы, подтверждающие ввоз товара — декларация на товары, а при ввозе из стран союза без декларирования — транспортные и коммерческие документы.
• Сведения о сроках исполнения обязательств — при авансовых платежах банк фиксирует ожидаемый срок поставки.
• Документы по изменениям контракта — дополнительные соглашения о сроках, суммах, номенклатуре, реквизитах, переуступке.
• Документы по закрытию обязательств — при завершении исполнения, возврате аванса или прекращении контракта.

Полный перечень по конкретному контракту банк формирует сам, и он различается у разных банков в части формы и состава справок. Что обычно запрашивается на старте, разобрано в статье Какие документы банк запрашивает по внешнеторговому контракту.

От какой даты считается срок

• Постановка контракта на учёт — до первого платежа или до подачи декларации на товары, в зависимости от того, что происходит раньше.
• Документы по платежу — к дате распоряжения о переводе; платёж не исполняется, пока основание не представлено.
• Подтверждение ввоза — от даты выпуска товаров таможенным органом, а не от даты прихода груза на склад.
• Изменения контракта — от даты подписания дополнительного соглашения, а не от даты вступления его в силу по тексту.
• Закрытие контракта — от даты исполнения последнего обязательства сторон.

Конкретные сроки в рабочих днях банк указывает в договоре банковского обслуживания и в своих правилах валютного контроля. Эти правила и бланки стоит получить от банка в начале работы по контракту: откладывать до первого платежа означает готовить документы в режиме срочности.

Что происходит при нарушении срока

Где чаще всего срываются сроки

• Декларацию на товары готовит брокер, а в банк её никто не передаёт: в компании нет ответственного за передачу документа после выпуска.
• Срок привязывают к приходу груза на склад вместо даты выпуска товаров — расхождение составляет от нескольких дней до недель.
• Дополнительное соглашение о продлении срока поставки подписано, но в банк не направлено.
• Поставка пришла частями, а сведения подаются одним комплектом в конце — по первым партиям срок уже пропущен.
• Платёж за оборудование прошёл по одному контракту, а документы на ввоз относятся к другому — суммы в учёте не сходятся.
• Инвойс, по которому платили, отличается от инвойса, заявленного при выпуске: номер или сумма изменились после согласования с поставщиком.

Расхождения в инвойсе — самая частая причина запросов; что в нём проверяется до отправки платёжного поручения, разобрано в статье Платёж в пользу третьего лица по импортному контракту — что проверит банк.

Как выстроить передачу документов

• Назначить одного ответственного за валютный контроль по контракту — закупщика или бухгалтера, а не брокера.
• Получить от банка регламент и бланки сразу после постановки контракта на учёт и держать их вместе с контрактом.
• Включить передачу декларации в банк в задание брокеру: документ направляется заказчику в день выпуска.
• Вести календарь по контракту: дата платежа, заявленный срок поставки, дата выпуска по каждой партии, дата подачи сведений в банк.
• Проверять совпадение номеров и сумм инвойсов в платёжном поручении и в декларации до подачи сведений.
• Оформлять дополнительное соглашение заранее, если поставщик сдвигает срок: продление оформляется до истечения заявленного срока, а не после.
• При поставке партиями подавать сведения по каждой партии, не дожидаясь завершения контракта.

Когда контракт нужно ставить на учёт и по каким порогам, разобрано в статье Когда импортный контракт нужно поставить на учёт в банке, а порядок завершения — в статье Как снимают импортный контракт с учёта в банке после поставки.

Частые вопросы

Считается ли срок соблюдённым, если документы поданы, но банк запросил исправления. Нет. До устранения расхождения комплект считается непредставленным, и срок продолжает идти. Поэтому документы подаются не в последний день, а с запасом на возможный запрос.

Нужно ли подавать сведения, если оборудование ввезено без декларирования из страны союза. Да. Подтверждением служат транспортные и коммерческие документы на партию. Отсутствие декларации не отменяет обязанности подтвердить исполнение контракта перед банком.

Что делать, если поставщик задерживает отгрузку и заявленный срок поставки истекает. Оформить с поставщиком дополнительное соглашение о новом сроке и направить его в банк до истечения прежнего. Если отгрузка не состоится вовсе, обязательство закрывается возвратом аванса, и документы о возврате также представляются в банк.

Может ли брокер подать документы в банк за импортёра. Обязанность лежит на стороне контракта, то есть на импортёре. Брокер готовит и передаёт декларацию, но направлять сведения в банк и отвечать за срок будет компания. Разделение зон ответственности лучше зафиксировать в договоре с брокером.

Что прислать для проверки комплекта. Контракт с приложениями и дополнительными соглашениями, инвойсы по проведённым платежам, декларации на выпущенные партии, уведомление банка о постановке контракта на учёт и перечень запросов банка, если они поступали.

Что мы делаем

Готовим контракт так, чтобы условия платежей и сроки поставки не создавали вопросов при валютном контроле, ведём таможенное оформление и передаём декларации по каждой партии в день выпуска, сверяем номера и суммы инвойсов между платежом и декларацией, готовим дополнительные соглашения при сдвиге сроков. Услуги — на странице Логистика и доставка, а источники финансирования поставки разобраны в статье Кредит, лизинг или отсрочка поставщика — чем финансируют закупку оборудования.

Пришлите контракт и перечень запросов банка на sale@tkasiatorg.ru — проверим комплект документов по срокам и подготовим недостающие до следующего платежа.