Гарантия и запасные части — что закрепить в контракте на ввоз оборудования

Гарантия на ввезённое оборудование и поставка запасных частей к нему определяются не нормой закона, а условиями контракта. Договор, в котором гарантия описана одной строкой «12 месяцев», оставляет открытыми вопросы о начале срока, о порядке признания дефекта, о том, кто оплачивает доставку замены и в какой срок поставщик обязан её отправить. Для производственного оборудования это оборачивается простоем на недели.

Ниже разобрано, какие условия по гарантии и запасным частям закрепляются в контракте на ввоз оборудования из Китая, как они связаны с таможенным оформлением замены и что требуется для расчёта запаса деталей. Сопровождение внешнеторговых сделок описано на странице Логистика и доставка.

Откуда берётся срок гарантии

Гарантийный срок у китайского производителя обычно отсчитывается от даты отгрузки с завода, а не от пуска оборудования на площадке. При морской доставке, таможенном оформлении и монтаже до выхода на режим проходит от двух до четырёх месяцев, и годовая гарантия фактически сокращается. В контракте фиксируется одна из схем:

• От даты пуска в эксплуатацию, подтверждённой двусторонним актом — предпочтительная схема для линий и станков, требующих наладки.
• От даты поставки по условиям базиса с продлением на время простоя по вине поставщика.
• Комбинированная — срок от отгрузки, но не менее установленного количества месяцев от пуска, с общим предельным сроком.

Схема отсчёта увязывается с базисом поставки: момент перехода риска определяет, с какого звена цепочки претензия адресуется поставщику, а с какого — перевозчику или страховщику. Как базис влияет на платежи и документы, разобрано в статье Что меняет базис поставки в расчёте таможенной стоимости.

Какие условия закрепляются по гарантии

• Предмет гарантии — изделие целиком либо отдельно основные узлы и отдельно расходные и быстроизнашиваемые части с собственными сроками.
• Порядок уведомления — канал, язык, состав приложений к претензии: фотографии, видеозапись работы, выгрузка кодов ошибок системы управления, протокол замеров.
• Срок ответа поставщика на претензию и срок отправки замены или выезда специалиста.
• Способ устранения — ремонт на площадке, замена узла, замена изделия, возврат части стоимости; право выбора закрепляется за покупателем или за поставщиком.
• Распределение расходов — перевозка замены, таможенные платежи, демонтаж и повторный монтаж, проживание специалистов производителя.
• Основания отказа — нарушение режимов эксплуатации, параметры питающей сети, качество сырья, вмешательство сторонних подрядчиков.
• Обеспечение — удержание части платежа до истечения гарантии, банковская гарантия или гарантийное письмо завода.

Что сравнивается в условиях по запасным частям

Как ввозится гарантийная замена

Деталь, отправленная по гарантии бесплатно, всё равно декларируется и облагается платежами: таможенная стоимость определяется по правилам оценки, а не по нулевой цене в инвойсе. Поэтому в контракте и в гарантийном разделе фиксируется, на кого ложатся платежи и расходы на оформление замены. Состав таможенной стоимости разобран в статье Из чего складывается таможенная стоимость оборудования.

• Инвойс на замену оформляется с указанием, что поставка выполняется по гарантии, со ссылкой на номер контракта и дату претензии.
• Стоимость в инвойсе указывается для таможенных целей — без нулевых значений, которые вызывают запрос дополнительных документов.
• Неисправный узел либо остаётся у покупателя, либо вывозится обратно; второй вариант требует отдельного оформления и прописывается заранее.
• Срочная авиадоставка мелких деталей оформляется отдельной поставкой, и в контракте указывается, кто её оплачивает.
• НДС по ввозу замены принимается к вычету на общих правилах; порядок описан в статье НДС при импорте оборудования — уплата и вычет.

Как считают стартовый комплект деталей

Комплект запасных частей на первый период эксплуатации выгоднее ввозить вместе с оборудованием: детали идут в одной поставке, без отдельной перевозки и срочных расходов. Состав определяется по трём признакам — наработка до замены, последствия отказа для линии и срок поставки позиции отдельным заказом.

• Расходные элементы с регламентным интервалом замены — фильтры, уплотнения, ножи, ремни, футеровка — берутся на срок до первой плановой закупки.
• Детали, отказ которых останавливает всю линию, закладываются даже при большой наработке.
• Позиции с длительным сроком изготовления под заказ включаются в комплект независимо от вероятности отказа.
• Общепромышленные компоненты — подшипники, пневматика, датчики — проверяются на наличие аналогов, доступных внутри страны.
• Электронные модули системы управления заказываются с запасом, если производитель не гарантирует их поставку после смены серии.

Частые вопросы

Гарантия указана в проформе поставщика. Этого достаточно?
Проформа фиксирует срок, но не порядок действий при дефекте. Без раздела в контракте остаются неурегулированными сроки ответа, распределение расходов и способ устранения, а именно они определяют длительность простоя.

Поставщик отказывается отсчитывать гарантию от пуска. Какие есть варианты?
Применяется комбинированная схема: срок от отгрузки с минимальным сроком от даты пуска либо продление на документально подтверждённое время перевозки и монтажа.

Можно ли удержать часть оплаты до конца гарантийного срока?
Это распространённая практика для крупных поставок. Размер удержания и условия его перечисления прописываются в разделе о платежах, а поставщик нередко предлагает взамен банковскую гарантию.

Кто платит пошлины за гарантийную замену?
Плательщиком выступает импортёр, поскольку он выпускает товар. Компенсация этих расходов поставщиком возможна только тогда, когда она прямо закреплена в контракте.

Что делать, если модель снята с производства?
Поэтому в контракт включается обязательство о доступности деталей в течение установленного срока после снятия с производства и о заблаговременном уведомлении о прекращении выпуска серии.

Что прислать для проработки контракта. Проект контракта или проформу поставщика, спецификацию оборудования, предложенные поставщиком условия гарантии, перечень расходных и быстроизнашиваемых частей с интервалами замены, планируемый режим работы в сменах, требуемый срок ввода в эксплуатацию.

Что мы делаем

Прорабатываем гарантийный раздел контракта и условия поставки запасных частей, согласовываем с заводом схему отсчёта срока и порядок работы с претензиями, формируем стартовый комплект деталей и включаем его в спецификацию первой поставки, оформляем ввоз гарантийных замен, ведём таможенное оформление и перевозку. Услуги — на странице Логистика и доставка, состав контракта на поставку — в статье Что прописать в контракте на поставку оборудования из Китая.

Пришлите проект контракта и спецификацию оборудования на sale@tkasiatorg.ru — проверим условия гарантии и поставки деталей, предложим формулировки и рассчитаем стартовый комплект запасных частей.